Um eine reibungslose Funktion dieser Datenbank zu gewährleisten, gibt es natürlich ein paar technische Vorgaben für das Hochladen der Bilddaten:

1. Dateiarten / -größen:
Als Dateiarten werden Bilder von der Datenbank nur als JPGs akzeptiert.
Die maximale Größe der Bilder beträgt entweder 800 Pixel Breite oder 800 Pixel Höhe, 72 dpi.
Außerdem werden noch PDFs akzeptiert.
Grundsätzlich gilt: Jedes Dokument darf nicht größer als 1000 kb (1 MB) sein.

2. Bildnamen:
Jedes Bild erhält einen eindeutigen Bildnamen, welcher aus einer Nummer und einem nachgestellten Kürzel besteht. Die Nummernkreise und Kürzel werden vom Administrator vergeben. Diese Nummerierung der Bilder ist zwingend notwendig.

3. Kategorien:
Bilder werden beim Hochladen einer vorhandenen Kategorie/Unterkategorie zugeordnet. Ist ein Bild gänzlich unbekannt, sollte es in die Kategorie "Unbekannte Bilder" eingeordnet werden, um später eine Zuordnung zuermöglichen.
(Es ist manchmal nicht einfach, eine eindeutige Kategorie für ein Bild festzulegen. Derjenige, der das Bild hochlädt, muss dann für sich entscheiden, welcher Kategorie er das Bild zuordnet, und durch die Vergabe von Schlüsselwörtern ein späteres Wiederfinden/Suchen zu ermöglichen.)

4. Beschreibungen:
Die Beschreibung ist die klassische Bildunterschrift; also einen oder mehrere formulierte Sätze, die den Bildinhalt oder das Dokument beschreiben.

5. Keywords:
Keywords sind Schlüsselworte (Suchworte), die mit Leertaste getrennt einfach hintereinander eingegeben werden, nach denen später in der Datenbank gesucht werden kann.
Beispiel: Das Bild stellt ein Fachwerkhaus im Winter an der Kirchstraße dar:
Keywords: Fachwerkhaus Winter Schnee Oestrich Kirchstraße

6. Tipps:
Es hat sich als zweckmäßig herausgestellt, die Bilder in einer höheren Auflösung (mind.300 dpi bei 1:1 Scan) zu scannen, und unter dem fortlaufenden "Nummern-Dateinamen" auf der eigenen Festplatte zu speichern (z. B. in einem Ordner "Originalbilder"), falls später höher aufgelöste Versionen für den Druck oder für andere Anwendungen benötigt werden.
Später kann man die Bilder in der Größe reduzieren und in ein separates Verzeichnis "Upload" speichern, aus dem man dann die Bilder hochlädt.